Wie wählt man das richtige ERP?

Die kurze Antwort

Wählen Sie das System, das Ihre Kernprozesse im Standard abbildet, das Ihre eigenen Leute nach dem Go-live verändern können und das Sie mit Ihren Daten wieder verlassen könnten — von einem Partner, den es in fünf Jahren noch gibt. Beurteilen Sie es nach den Gesamtkosten über fünf Jahre, nicht nach dem Preis pro User. Und beurteilen Sie es nach dem, was nach den Flitterwochen passiert, denn dort verbringen Sie neun der zehn Jahre.

Alles andere — Funktionslisten, Markennamen, der Glanz der Demo — ist Lärm, und zwar lauter Lärm, weil es genau das ist, worauf Anbieter zu konkurrieren gelernt haben. Die zwei Dinge, über die ERP-Anwender Jahre nach dem Entscheid am meisten klagen, sind Betriebskosten und Schnittstellen: Die grösste deutschsprachige Anwenderstudie zu ERP-Installationen, mit über 1’500 untersuchten Systemen, findet genau diese beiden an der Spitze der Liste. Keines davon sieht man in einer Demo. Beide werden bei der Auswahl entschieden.

Dieser Leitfaden ist der Prozess, den wir einem Freund empfehlen würden: von den eigenen Prozessen ausgehen, nach sieben Kriterien urteilen, die Auswahl in acht Schritten und rund drei Monaten durchziehen, Demos so führen, dass sie die Wahrheit zeigen, die Warnsignale und die klassischen Fehler kennen, die Schweizer Besonderheiten prüfen — und mit einer Checkliste auf einer Seite abschliessen, die Sie jedem Anbieter vorlegen können.

Bei den Prozessen anfangen, nicht bei den Anbietern

Der häufigste Einstieg in eine ERP-Auswahl: «bestes ERP für KMU» googeln, drei Demos buchen und sich von den Anbietern erklären lassen, was man braucht. Es ist auch der zuverlässigste Weg zum falschen System, denn jede Demo ist eine Geschichte über die Stärken des Anbieters — und nach dreien haben Sie drei Kriterienkataloge, von denen keiner Ihrer ist.

Beginnen Sie stattdessen auf Ihrer Seite des Tisches. Nehmen Sie die Abläufe, die Ihr Unternehmen tatsächlich tragen — bei den meisten KMU sind es etwa zehn: von der Offerte zum Auftrag, vom Auftrag zur Lieferung, von der Lieferung zur Rechnung, von der Rechnung zur Zahlung, Einkauf, Lager, Projekte oder Produktion, Monatsabschluss, Lohn und Reporting — und halten Sie für jeden drei Dinge fest. Wie er heute funktioniert, in zwei Absätzen. Wo er weh tut, konkret: die Doppelerfassung, die Tabelle, die Frage, die eine Woche braucht. Und was im neuen System funktionieren muss, sollte und nett wäre.

Dieses Dokument ist Ihr Pflichtenheft, und es sollte zwanzig Seiten haben, nicht zweihundert. Lange Anforderungskataloge werden zu Funktionslisten, die jeder Anbieter abhakt und niemand liest. Kurze werden ehrlich beantwortet, und sie liefern später das Drehbuch für die Demos. Schreiben Sie es mit den Leuten, die die Arbeit machen, nicht nur mit denen, die sie führen: Wer Aufträge erfasst, weiss auf eine Art, wo das System schnell sein muss, wie es die Finanzchefin nicht wissen kann.

Zwei Dinge gehören noch hinein. Die Liste der Tools, die Sie behalten — Webshop, CRM, Lohnbuchhaltung, Bank —, denn jedes davon ist eine Schnittstelle, die gebaut werden muss. Und eine Liste dessen, was Sie bewusst nicht individualisieren: die Spezialfälle, die Sie im Tausch gegen Standardsoftware aufgeben. Diese Liste ist das wirksamste Kostenkontrollinstrument des ganzen Projekts, und fast niemand schreibt sie auf.

Wenn Sie noch nicht sicher sind, ob Sie überhaupt ein ERP brauchen oder ob es noch zu früh ist, beginnen Sie mit Wann braucht man ein ERP? Dieser Artikel setzt voraus, dass Sie sich dafür entschieden haben.

Die sieben Kriterien, auf die es ankommt

Jedes System auf Ihrer Longlist hat mehr Funktionen, als Sie je nutzen werden. Genau deshalb ist der Funktionsumfang das schlechteste Kriterium überhaupt: Er kann die Kandidaten nicht unterscheiden, und er lenkt von dem ab, was es kann. Diese sieben können es.

1. Prozessabdeckung — im Standard

Bildet das System Ihre Kernabläufe ab Werk ab, so wie Sie arbeiten, mit höchstens Konfiguration? Nicht «kann man es dazu bringen» — dazu bringen kann man alles. Die Frage ist, wie viel von Ihrem Geschäft im Standard lebt und wie viel gebaut werden müsste. Ein System, das für Ihre Art von Unternehmen gemacht ist — Handel, Dienstleistung, Produktion, Projekte —, bringt Sie im Standard weiter als ein Generalist, dem man erst beibringen muss, was eine Stückliste ist.

2. Anpassbarkeit nach dem Go-live

Ihr Geschäft wird sich in den nächsten zehn Jahren stärker verändern als in den letzten zehn. Die entscheidende Frage ist, wie das System mit ihm mitgeht: Können Ihre eigenen Leute ein Feld, einen Schritt, eine Ansicht, eine Auswertung hinzufügen — oder geht jede Änderung als Change Request zum Tagessatz zurück an den Partner? Dieses eine Kriterium entscheidet den Grossteil der Betriebskosten, und es ist das, was Anbieter am wenigsten gern vorführen. Bestehen Sie darauf.

3. Gesamtkosten über fünf Jahre

Lizenzen, Einführung, Schnittstellen, Schulung, die Stunden Ihrer eigenen Leute, Support, Updates und die Change Requests aus Kriterium zwei — über fünf Jahre addiert, pro Kandidat. Es ist die einzige Kostenzahl, die sich zwischen Anbietern vergleichen lässt, denn der User-Preis ist die eine Zeile, die alle ähnlich aussehen lassen können. Wir haben die ganze Rechnung auseinandergenommen in Was kostet ein ERP-System?

4. Integration

Der zweitgrösste Kritikpunkt von ERP-Anwendern, Jahre nach der Wahl. Welche der Tools, die Sie behalten, bindet das System mit einem standardisierten, gepflegten Konnektor an? Gibt es eine offene, dokumentierte Schnittstelle für den Rest — und wer zahlt, wenn die andere Seite ein Update macht? Wenige Standard-Integrationen schlagen viele massgeschneiderte, und ein System, das drei Ihrer Tools gleich ganz ersetzt, ist mehr wert als eines, das sich mit allen verbindet.

5. Bedienbarkeit für die, die täglich damit arbeiten

Ein ERP wird acht Stunden am Tag von Leuten benutzt, die es nicht ausgewählt haben. Ist es langsam, überladen oder für den Buchhalter gebaut statt für die Person, die den Auftrag annimmt, werden sie es umgehen — und die Schatten-Tabellen, die Sie abschaffen wollten, sind innert eines Jahres zurück. Lassen Sie diese Leute in der Demo ans Steuer, und zählen Sie die Klicks für das, was sie hundertmal pro Woche tun.

6. Datenhoheit und Ausstieg

Wem gehören die Daten, wo liegen sie, und wie bekommen Sie sie heraus? Ein seriöser Anbieter antwortet in einem Satz: Sie gehören Ihnen, sie liegen hier, und das ist der Export — vollständig, in einem dokumentierten Format, zu diesem Preis. Fehlt dieser Satz, ist das die Migrationsfalle im Voraus. In der Schweiz kommt dazu: Liegen die Daten in der Schweiz oder in der EU, und was sagt der Vertrag zum revidierten Datenschutzgesetz?

7. Der Partner

Für die meisten KMU zählt der Einführungspartner mehr als die Softwaremarke. Er konfiguriert das System, migriert Ihre Daten, schult Ihre Leute und nimmt jahrelang Ihre Anrufe entgegen. Fragen Sie, wer genau in Ihrem Projekt arbeiten wird, was der Tagessatz ist, wie viele Kunden Ihrer Grösse und Branche er hat — und ob Sie sein grösster Kunde wären oder sein kleinster. Beides ist ein Risiko.

Der Auswahlprozess, Schritt für Schritt

Acht Schritte, zwei bis vier Monate, wenn jemand sie verantwortet. Der wichtigste Entscheid des ganzen Prozesses fällt, bevor er beginnt: eine Person zu benennen, die Zeit und Befugnis hat, ihn zu führen. Auswahlverfahren ohne Verantwortlichen scheitern nicht; sie hören einfach nie auf.

Ein Pilot — ein paar Wochen echte Arbeit in einer Testumgebung mit dem Sieger — lohnt sich zwischen Schritt sieben und dem Vertrag, wenn das System Produktion oder Lager steuern wird. Er kostet ein paar tausend Franken und hat schon Unternehmen vor sechsstelligen Fehlern bewahrt.

Wie eine Demo die Wahrheit zeigt

Eine Standard-Anbieterdemo ist eine geprobte Geschichte mit perfekten Daten, erzählt vom besten Präsentator, den der Anbieter hat. Sie zeigt Ihnen, dass der Präsentator gut ist. Um etwas über das System zu erfahren, müssen Sie selbst ans Steuer.

Warnsignale

Keines davon ist für sich allein ein Ausschlusskriterium. Zwei davon zusammen schon.

Die Fehler, die alle machen

Die Auswahlfehler sind so wiedererkennbar wie die zehn Anzeichen, dass man ein ERP braucht. Die meisten Unternehmen machen mindestens drei davon — und alle sind vermeidbar, sobald man sie beim Namen nennt.

Was ein Schweizer Unternehmen prüfen sollte

Internationale Systeme werden zuerst für ihren Heimmarkt gebaut und später lokalisiert — manchmal gründlich, manchmal mit einem Plug-in von einem Partner, den es inzwischen nicht mehr gibt. Für ein Schweizer KMU sind das die Punkte, an denen «lokalisiert» überprüft werden muss und nicht geglaubt.

Wie KI die Kriterien verändert

Jeder Anbieter auf Ihrer Longlist hat inzwischen eine KI-Folie. Dieselbe Anwenderstudie, die Betriebskosten und Schnittstellen an die Spitze der Kritik setzt, findet KI bei 57 Prozent der Unternehmen auf der Agenda — und breit im Einsatz bei unter zwei Prozent. Stellen Sie also die einzige Frage, die eine Folie von einem Produkt unterscheidet: Zeigen Sie mir, was sie tut — im Standard, mit meinen Daten, heute.

Die tiefere Veränderung betrifft Kriterium zwei. In einem klassischen ERP ist Anpassbarkeit eine Dienstleistung, die Sie beim Partner kaufen, und die sieben Kriterien sind eine Methode, abzuschätzen, wie viel davon Sie brauchen werden. In einem KI-nativen ERP ist Anpassbarkeit eine Eigenschaft des Produkts: Die Menschen, die mit dem System arbeiten, formen es in normaler Sprache um — das Feld, den Schritt, die Ansicht, die Auswertung —, und die Migration geschieht mit dem System statt um es herum. Wenn das zutrifft, schrumpft das Partnerkriterium, die Fünfjahreskosten ändern ihre Form, und die Funktionsliste zählt noch weniger als vorher, weil das System die Funktion, die Sie brauchen, dann wachsen lässt, wenn Sie sie brauchen.

Auch die Demo kehrt sich um. Statt zu fragen, ob sich das System an Ihr Geschäft anpassen lässt, fragen Sie, wie schnell es sich selbst anpasst — und schauen dabei zu, mit derselben Anfrage, die Sie sonst auf ein Change-Request-Formular geschrieben hätten.

Die Checkliste auf einer Seite

Zwölf Fragen, pro Finalist, schriftlich beantwortet. Ein Ja ist ein Ja mit Beleg — eine Demo, die Sie selbst gesteuert haben, eine Klausel im Vertrag, eine Referenz, die es bestätigt hat.

Häufige Fragen