Was kostet ein ERP-System?

Die kurze Antwort

Für ein Schweizer Unternehmen mit 10 bis 50 Mitarbeitenden kostet ein ERP zwischen CHF 25’000 und CHF 300’000 im ersten Jahr — und diese Spanne ist keine Abzocke, sondern die Bandbreite dessen, was Unternehmen von einem System tatsächlich verlangen. Ein Dienstleister mit zehn Leuten, sauberen Daten und ohne Lager liegt am unteren Ende. Ein Produktionsbetrieb mit fünfzig Leuten, zwei Standorten, einem Lager und zwölf Jahren Daten in vier Altsystemen am oberen.

Was beide gemeinsam haben: Das Software-Abo ist der kleinste Posten auf der Rechnung. Lizenzen für KMU-Cloud-ERP kosten CHF 50 bis 150 pro User und Monat. Die Einführung — das System auf Ihren Betrieb einstellen, Ihre Daten migrieren, die Tools anbinden, die Sie behalten, Ihre Leute schulen — kostet typischerweise das Ein- bis Dreifache der Lizenzen des ersten Jahres. Und obendrauf kommen die Stunden Ihres eigenen Teams: nicht verrechnet, nicht budgetiert.

Dieser Leitfaden nimmt die Rechnung Posten für Posten auseinander: die vier Kostenblöcke, was sie für drei typische Unternehmen in Zahlen bedeuten, warum die Einführung dominiert, welche Kosten in keiner Offerte stehen, wie lange das Ganze dauert — und, weil die meisten Artikel zu diesem Thema von Leuten geschrieben werden, die die Einführung verkaufen: wann Warten günstiger ist.

Die vier Kostenblöcke

Jede ERP-Rechnung besteht aus vier Blöcken, egal, wie der Anbieter die Positionen nennt. Zwei davon stehen in der Offerte. Zwei nicht.

Die Prozentwerte sind die typische Verteilung, die Einführungspartner für klassische Projekte publizieren. Beachten Sie, was sie bedeuten: Der Block, den Sie auf einer Preisliste vergleichen können, ist ein Fünftel des Geldes — und der Block, der am leichtesten unterschätzt wird, Ihre eigenen Leute, ist ungefähr so gross wie die gesamte externe Einführung.

Was das in Zahlen heisst

Drei typische Schweizer Unternehmen, mit den Bandbreiten, die Sie in Offerten von Schweizer und deutschen Einführungspartnern tatsächlich antreffen. Das sind Bandbreiten, keine Angebote — Ihre eigenen Zahlen hängen von den Treibern in den folgenden Abschnitten ab. Sie stehen hier, damit die erste Offerte, die Sie erhalten, etwas hat, woran man sie messen kann.

Zwei Dinge fallen auf. Erstens: Das Abo ist nie die Geschichte — selbst im grössten Szenario macht ein Jahr Lizenzen einen Drittel der Rechnung des ersten Jahres aus. Zweitens: Die internen Stunden sind echtes Geld. Achthundert Stunden Ihrer besten Leute sind ein halbes Jahr Vollzeitlohn — ausgegeben nicht für Kunden, sondern für das Projekt.

Wenn Sie eine Offerte schnell auf Plausibilität prüfen wollen: Unabhängige Untersuchungen zu klassischen ERP-Projekten setzen die Gesamtkosten des ersten Jahres bei mittleren Unternehmen im tiefen einstelligen Prozentbereich des Jahresumsatzes an — und stellen fest, dass mehr als ein Viertel der Projekte das Budget überschreitet, mit dem sie gestartet sind. Planen Sie die Reserve — 10 bis 15 Prozent sind die übliche Empfehlung —, bevor Sie sie brauchen.

Warum die Einführung mehr kostet als die Software

Die Software ist generisch. Ihr Unternehmen ist es nicht. Dazwischen liegt eine Übersetzungsarbeit — und die wird von Leuten gemacht, die nach Tagen verrechnen.

Eine klassische Einführung durchläuft überall dieselben Phasen: eine Analyse, wie Ihr Betrieb funktioniert, und ein Konzept, wie er im System funktionieren soll; die Konfiguration dieses Konzepts — Stammdaten, Abläufe, Belege, Rollen, Auswertungen; die Migration Ihrer bestehenden Daten; die Schnittstellen zu den Tools, die Sie behalten; Tests; Schulung; und die Wochen rund um den Go-live, in denen alte und neue Welt parallel laufen. Jede dieser Phasen ist Beratungszeit, und Beratungszeit kostet in der Schweiz CHF 150 bis 250 pro Stunde.

Deshalb können zwei Anbieter mit identischem User-Preis beim Total um den Faktor drei auseinanderliegen. Die Lizenz misst das Produkt. Die Einführung misst die Distanz zwischen dem Produkt und Ihrem Betrieb — und wie viel davon von Hand überbrückt werden muss.

Die unbequeme Folge: In einem klassischen ERP läuft jede künftige Änderung Ihrer Prozesse über denselben Kanal. Ein neues Feld, ein zusätzlicher Freigabeschritt, eine Auswertung, die das System nicht kennt — jedes davon ist ein Change Request, jedes wird verrechnet. Die Einführung ist keine einmalige Ausgabe; sie ist die erste Rate einer Beziehung, in der Anpassung immer einen Preis hat.

Die Kosten, die niemand offeriert

Eine Offerte deckt die Arbeit des Anbieters. Das hier sind die Kosten, die auf Ihrer Seite des Tisches landen — vorhersehbar, gut dokumentiert und in fast keinem Angebot enthalten.

Nichts davon ist ein Grund, kein ERP zu kaufen. Es sind Gründe, das Projekt zu budgetieren, das Sie tatsächlich haben werden — und nicht das aus der Offerte.

Wie lange es dauert

Auch Zeit ist ein Kostenfaktor — jeder Monat Einführung ist ein Monat, in dem Ihre besten Leute zwischen zwei Jobs aufgeteilt sind. Die publizierten Projektdauern für KMU sind konsistent: zwei bis vier Monate für ein kleines Unternehmen mit Einstiegspaket und Standardprozessen, vier bis acht Monate für ein mittleres Unternehmen mit Lager und Schnittstellen, acht bis vierzehn Monate für Produktions- oder Mehrstandort-Betriebe. Klassische Projekte im deutschsprachigen Raum dauern sechs bis achtzehn Monate.

Aufschlussreich ist, wohin die Zeit geht. Die Konfiguration selbst ist selten der lange Teil. Der Kalender wird von der Analysephase verbraucht — sich darauf zu einigen, wie der Betrieb funktionieren soll —, von der Datenbereinigung, vom Warten auf Entscheide und von den Wochen Parallelbetrieb, bevor sich jemand traut, das alte System abzustellen. Mit anderen Worten: von der Distanz zwischen Ihrem Betrieb und der Software. Schon wieder.

Eine Regel, die erstaunlich gut hält: Ist der Zeitplan eines Anbieters deutlich kürzer als die Bandbreiten oben, fragen Sie, welche dieser Phasen er Ihnen selbst überlässt.

Was ein Projekt teuer macht

Die Mitarbeiterzahl ist die erste Zahl, nach der Anbieter fragen — und die am wenigsten interessante. Das hier sind die Treiber, die die Rechnung wirklich bewegen, grob geordnet nach Gewicht.

Cloud oder On-Premises?

Die Kostenfrage, die nach dem Preis selbst am häufigsten gestellt wird. Die ehrliche Antwort: Der Softwarepreis ist der falsche Ort, um hinzuschauen.

Cloud heisst ein Abo pro User, keine Server, Updates inbegriffen, und der Anbieter trägt die Infrastruktur und deren Sicherheit. Die ersten Jahre sind günstiger und die Ausgaben planbar. Über ein Jahrzehnt kann das Abo mehr kosten als eine einmalige Lizenz — der Vergleich, den Anbieter von On-Premises-Software gerne anstellen.

On-Premises heisst eine einmalige Lizenz plus jedes Jahr 15 bis 22 Prozent davon für die Wartung, Server, die gekauft und ersetzt werden müssen, Backups, Sicherheit und jemand — intern oder extern —, dessen Job es ist, das Ganze am Laufen zu halten. Die Infrastruktur allein wird mit 10 bis 20 Prozent der Gesamtkosten eines klassischen Projekts beziffert.

Für ein Unternehmen mit 10 bis 50 Mitarbeitenden ist der entscheidende Faktor selten die Lizenzarithmetik. Es ist die Frage, wer das Betriebsrisiko trägt — und ob Sie eine IT-Abteilung wollen, die Sie sonst nicht hätten. Die meisten KMU landen heute schon allein deshalb in der Cloud. Die Fragen, die sich an einen Cloud-Anbieter lohnen, betreffen den Datenstandort, die Ausstiegsbedingungen und die Frage, was bei der nächsten Verlängerung mit Ihrem Preis passiert.

Wie man eine Offerte liest

Sieben Fragen, die aus einem Preis ein Budget machen. Jeder seriöse Anbieter kann sie beantworten — und die, die es nicht können, sagen Ihnen damit auch etwas.

Und eines, das Sie mit den Antworten tun sollten: Rechnen Sie Ihre eigenen Stunden, zu einem echten Stundenansatz, zur Zahl des Anbieters dazu. Das Ergebnis ist die erste Zahl in diesem ganzen Prozess, die den Namen Preis verdient.

Wann Warten günstiger ist

Das ist der Abschnitt, den die Kostenleitfäden der Einführungspartner weglassen. Ein zu früh eingeführtes ERP kostet alles, was oben steht, und bringt fast nichts — weil noch nicht genug Geschäft da ist, das man hindurchlaufen lassen könnte.

Warten Sie, wenn sich Ihre Prozesse noch jeden Monat ändern — sie in Software zu giessen heisst, für die Konfiguration von Vermutungen zu bezahlen, und dann nochmals dafür, sie zu ändern. Warten Sie, wenn der Schmerz ein einzelnes schlechtes Tool ist und nicht die Übergaben zwischen den Tools; ein Tool zu ersetzen kostet einen Bruchteil eines ERP. Und warten Sie, wenn noch niemand beschreiben kann, wie ein Auftrag durch das Unternehmen laufen soll — dieses Gespräch kostet nichts, und es ist der eine Teil der Einführung, den Ihnen kein Anbieter abnehmen kann.

Seien Sie aber auch bei der anderen Seite der Rechnung ehrlich. Warten hat ebenfalls einen Preis: die Stunden fürs Abtippen und Abgleichen, die Fehler, die Kunden erreichen, die Entscheide auf veralteten Zahlen, die Migration, die mit jedem Monat Daten wächst. Wir haben das in Wann braucht man ein ERP? beziffert — fünf Leute, die je vier Stunden pro Woche verlieren, sind über tausend Stunden im Jahr. Gemessen an den Zahlen oben ist das keine kleine Grösse. Es ist ungefähr der Einführungspreis des kleinsten Szenarios, jedes einzelne Jahr, ausgegeben für nichts.

Wie KI den Preis verändert

Schauen Sie die vier Blöcke noch einmal an. Der beworbene — die Lizenz — ist der kleine. Die, die die Rechnung bestimmen, sind Einführung, Anpassung und Migration: Menschenstunden, in denen Ihr Betrieb in ein starres System übersetzt und Ihre Daten hineingetragen werden. Diese Kostenstruktur ist kein Naturgesetz. Sie ist eine Eigenschaft davon, wie ERP seit vierzig Jahren gebaut wird.

KI-natives ERP setzt genau bei diesen Blöcken an. Wenn die Menschen, die mit dem System arbeiten, es in normaler Sprache umformen können — ein neues Feld, ein neuer Ablauf, eine neue Ansicht, ohne Berater und ohne Change Request —, dann ist die Einführung kein Übersetzungsprojekt mehr, und die Betriebskosten sind kein Taxameter mehr, der bei jeder Veränderung Ihres Geschäfts weiterläuft. Und wenn die Migration von einem System begleitet wird, das versteht, was Ihre alten Daten bedeuten, schrumpft der am meisten unterschätzte Posten des Projekts gleich mit.

Gratis wird ein ERP dadurch nicht. Ihre Daten müssen immer noch verstanden, Ihre Prozesse immer noch entschieden, Ihre Leute immer noch eingearbeitet werden. Was sich ändert, ist der Multiplikator: Die grössten Kostenblöcke skalieren nicht mehr mit Beratungstagen. Und wenn Anpassung günstig ist, verlieren die zwei Gründe, aus denen Unternehmen warten — der Preis der Einführung und die Angst, die eigenen Prozesse zu früh zu zementieren —, gleichzeitig ihre Kraft.

Häufige Fragen